• Mises en situation et cas pratiques rendent cette formation interactive et permettent aux participants d'acquérir les méthodes et outils essentiels pour seconder efficacement l'acheteur.
• De nombreux exercices facilitent l'assimilation des processus de préparation et de suivi des commandes achats.

Programme :
 
Définir les responsabilités de l'assistant(e) achats dans l'organisation

• Situer la fonction achats dans l'organisation
  • Comprendre le rôle de la fonction achats dans l'entreprise
  • Étudier l'organisation du service achats
  • Définir les principales phases du processus achats
• Appréhender les enjeux de la fonction assistant(e) achats
  • Définir le rôle et les responsabilités de la fonction
  • Recenser les qualités essentielles de l'assistant(e) achats
  • Respecter la déontologie des achats
  • Intégrer les méthodes et outils de gestion des achats
• Participer à la gestion du portefeuille fournisseurs
  • S'initier à la courbe ABC ou loi de Pareto d'analyse des fournisseurs et des achats
  • Rechercher de nouveaux fournisseurs : sources, Internet, questionnaire
  • Consulter les fournisseurs : questionnaire, appel d'offres, dépouillement, analyse
  • S'initier aux outils du e-procurement

Atelier : préparation du dossier de négociation fournisseurs

• Préparer et suivre les commandes achats
  • S'initier aux bases juridiques : contrats, commandes, avenants, accusés de réception
  • Rédiger différents types de commandes achats
  • Relancer les fournisseurs : quelles méthodes ?
  • Suivre et régler les litiges avec les fournisseurs
  • S'initier aux principes de gestion des stocks et des systèmes d'information

Atelier : préparation et élaboration de différents types de commandes fournisseurs

Optimiser l'organisation et la communication du service achats

• Organiser la communication avec les différents partenaires
  • Coordonner la communication entre fournisseurs et partenaires internes
  • Obtenir ou fournir les informations en interne : qualité, logistique, comptabilité
  • Informer et répondre aux demandes clients
  • Répercuter les informations à l'acheteur
• Mettre en œuvre l'organisation interne du service
  • Comment organiser la documentation fournisseurs ?
  • Constituer et maintenir les dossiers achats
  • Mettre à jour les fiches fournisseurs, produits et articles
  • Entretenir les outils de mesure des performances achats : mettre en place et faire vivre les tableaux de bord
  • Atelier : mise en application d’outils de suivi de commandes précédemment passées avec les services internes et les clients

Développer son efficacité personnelle dans les achats

• Gérer ses priorités
• Organiser son planning quotidien
  • Connaître les différents outils d'organisation
  • Comment coordonner son planning avec celui de l'acheteur ?
• Développer son efficacité au téléphone
• Préparer son entretien téléphonique
  • Conduire efficacement un entretien

Mise en situation : conduite d’un entretien téléphonique avec un fournisseur

Animateur :

• Elsa BROUDIN
  • Consultante senior
  • E.R.I.C.S. ASSOCIÉS