Choisir et sécuriser le type d'archivage électronique le mieux adapté à l'entreprise.
Apprécier la conformité légale de la solution d'archivage électronique adoptée.
Méthode pédagogique : Les animateurs présentent de manière exhaustive les règles et les contraintes légales et fiscales applicables en matière d'archivage électronique. Les participants sont invités à faire part de leur expérience et des principales difficultés rencontrées. En fin de formation, une méthodologie permettant d'analyser la conformité légale de la solution d'archivage mise en oeuvre est proposée aux participants.
Programme de la formation L'archivage électronique :
Cerner la notion d'archivage électronique
- Distinction de l'archivage et de la sauvegarde
- La distinction : environnement informatique et format propriétaire
- Les implications juridiques et fiscales de la distinction
- La définition de l'archivage électronique selon l'AFNOR : la norme Z 42 013
- Le rôle et le contenu de la norme Z 42 013
- Valeur réglementaire et opposabilité de la norme Z 42 013
Procéder à l'archivage légal des documents juridiques
- Aperçu des solutions d'archivage et des modes opératoires envisageables
- Les solutions techniques d'archivage existantes
- Cas spécifique du scanning
- Le projet d'archivage légal
- La conduite et les différentes phases du projet
- Les difficultés et les contraintes de la mise en place
- Les recommandations de l'AFNOR (norme Z 42 013)
Maîtriser l'archivage légal des données " sensibles "
- Définitions des données entrant dans cette catégorie
- Les contraintes posées par la CNIL
Archiver les données élémentaires, les traitements et la Documentation comptables et fiscaux
- Les données élémentaires à archiver
- Données élémentaires v/ données agrégées
- Les traitements informatiques à archiver
- Notion de traitements informatiques
- Cas des traitements et résultats intermédiaires
- La documentation à archiver
- Le dossier de conception, d'exploitation et de maintenance technique
- La problématique spécifique des codes sources
- Le support d'archivage
- Les disques de type WORM
- Le recours à un serveur crypté
- Le format d'archivage
- Les contraintes légales et fiscales (article A47 A LPF)
- La contrainte technique de lisibilité des archives
- La durée d'archivage
- Les délais découlant des dispositions juridiques
- Les délais découlant du Code général des impôts
- Test de connaissances : validation des acquis via un QCM
Recourir à un tiers archiveur
- Le choix du tiers archiveur : les critères à privilégier
- La rédaction du contrat d'archivage
- Les précautions à prendre
- Les clauses à insérer : stipulations à portée juridique et fiscale
- La problématique spécifique de la responsabilité du tiers archiveur
- Étude de cas : avantages et inconvénients du recours à un tiers archiveur au regard de cas d'espèce
Gérer l'articulation des règles d'archivage avec la législation applicable en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatisées
- Exercice d'application : réalisation d'une check-list permettant de s'assurer d'un archivage en phase avec les prérogatives de la société et de la législation
Partenaire formation 
|