Méthode pédagogique :
Cette formation fournit des outils et des méthodes pratiques permettant de construire un système complet et opérationnel de classement au sein de son entreprise ou de son service. Les avantages comparatifs des divers instruments sont illustrés par des études de cas pratiques.
Les outils présentés sont ensuite expérimentés par les participants à l'occasion de mises en situation.

Programme :
 
Maîtriser les enjeux du classement

• Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
• Identifier les différents outils et méthodes de classement
• Quels critères choisir ?
• Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
• Partage d’expériences sur les difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents

Acquérir une méthode de classement simple et efficace

• Réorganiser un classement existant
• Les actions à mener : simples adaptations ou changement radical ?
• Dresser l'inventaire des dossiers
• Le tri et la restructuration des dossiers : mettre en place un classement compréhensible par tous

Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place : de quelles informations l’assistant(e) a-t-il / elle besoin ? De quelles informations l'équipe a-t-elle besoin ? Comment améliorer le mode d'accès à ces informations ?

• Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
• Concevoir le plan de classement
• Le valider et le mettre à jour : quelles procédures définir ?
• Accessibilité : comment bien classer les documents destinés à être partagés ?
• Optimiser le classement sur micro
• Bâtir une arborescence claire
• Comment procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers ?
• Optimiser les « astuces » de rangement
• Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)

Plan d’action personnel : élaboration de son plan de classement

Animateur :

• Dorothée BAZIN
• Consultante spécialiste des métiers du secrétariat et des performances des assistantes