Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage.
Optimiser la gestion de la documentation.
Fournir à l'entreprise ou au service une méthode de classement sur papier et micro, fiable et accessible à tous rapidement.
Méthode pédagogique : Cette formation fournit des outils et des méthodes pratiques permettant de construire un système complet et opérationnel de classement au sein de son entreprise ou de son service. Les avantages comparatifs des divers instruments sont illustrés par des études de cas. Les outils présentés sont ensuite expérimentés par les participants à l'occasion de mises en situation.
Programme de la formation Optimiser sa méthode de classement :
Maîtriser les enjeux du classement
- Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
- Identifier les différents outils et méthodes de classement
- Choisir les bons critères
- Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
- Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents
Acquérir une méthode de classement simple et efficace
- Réorganiser un classement existant
- Les actions à mener
- Dresser l'inventaire des dossiers
- Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers
- Autodiagnostic : des forces et faiblesses du système actuellement en place
- Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
- Concevoir le plan de classement
- Le valider et le mettre à jour : définir les procédures
- Accessibilité : bien classer les documents destinés à être partagés
- Optimiser le classement sur micro
- Bâtir une arborescence claire
- Procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers
- Optimiser les " astuces " de rangement
- Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)
Plan d'action personnel : à l'issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront d'élaborer leur plan de classement
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